Politica delle segnalazioni
1. PREMESSA
L’istituto del whistleblowing è stato riformato dal D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24, in attuazione della Direttiva (Ue) 2019/1937 che, rispetto alla normativa previgente (legge 30 novembre 2017, n. 179), ne ha ampliato il raggio d’azione in quanto:
- ha esteso la definizione di whistleblower a categorie prima escluse dalla legislazione nazionale;
- ha ampliato il novero delle condotte sanzionabili, estendendo la disciplina alle violazioni che possano ledere gli interessi dell’Unione Europea;
- si applica non solo al personale delle Pubbliche Amministrazioni, ma anche a quello delle Autorità amministrative indipendenti di garanzia, vigilanza o regolazione, degli enti pubblici economici, dei concessionari di pubblico servizio, degli organismi di diritto pubblico, e delle società in house;
- si applica nel settore privato anche a tutte le aziende che nell’ultimo anno abbiano impiegato in media 50 o più dipendenti;
- ha introdotto un meccanismo di segnalazione esterna gestito dall’Anac (Autorità Nazionale Anticorruzione).
Rientrando nell’ambito di applicazione della suddetta normativa Centroservice s.r.l. (di seguito, per comodità di lettura, solo Società) ha provveduto ad implementare nella propria organizzazione appositi procedimenti per le attività di whistleblowing, mediante l’introduzione di un canale interno dedicato, capace di gestire in modo efficiente, tempestivo ed efficace le segnalazioni.
2. SCOPO
Il presente documento si propone di formalizzare la procedura da osservare per le segnalazioni, regolandone la ricezione, l’analisi ed il trattamento ed ha, pertanto, il principale obiettivo di prevenire le conseguenze di potenziali comportamenti posti in essere all’interno della Società in violazione di norme di legge, andando, quindi, a configurare illeciti civili, penali, amministrativi e/o contabili nonché violazioni di normative nazionali e/o europee.
Le indicazioni ivi contenute sono, pertanto, tese a guidare l’operatività della Società verso condotte uniformi rispettose delle prescrizioni vigenti ed a sensibilizzare i soggetti cui si rivolge.
In dettaglio, il presente documento è volto a chiarire:
- I soggetti che possono presentare una segnalazione;
- I canali di segnalazione;
- Le tutele accordate ai Segnalanti.
In un’ottica di responsabilità si ritiene opportuno sottolineare che la presente policy, visionata e approvata dalla Società, di cui è stata data comunicazione alle rappresentanze sindacali, sarà pubblicata sul sito web istituzionale, con modalità e mezzi adeguati, così da agevolarne la comprensione ad opera dei soggetti cui è indirizzata. Sarà inoltre assoggettata a revisione periodica per recepire gli orientamenti interpretativi che si andranno a consolidare nel tempo e così da risultare aderente alle eventuali nuove iniziative implementate nell’organizzazione. Il presente documento sarà, altresì, oggetto di formazione a garanzia della sua corretta lettura e per rendere operative le nuove procedure ivi descritte.
3. DEFINIZIONE DI “WHISTLEBLOWING”
Con il termine “whistleblowing” si intende la rivelazione spontanea, da parte di un soggetto, detto “segnalante” (in inglese “whistleblower” ovvero “che soffia nel fischietto”) di un illecito o di un’irregolarità commessa all’interno dell’organizzazione, che lede l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui si è presa consapevolezza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.
4. DESTINATARI DELLA POLICY
I destinatari della presente procedura, titolati ad effettuare le segnalazioni (di seguito indicati come “Destinatari” o, anche,” Segnalanti”), sono:
- i vertici aziendali, i componenti degli organi di amministrazione, direzione o vigilanza della Società;
- i dipendenti, indipendentemente dall’inquadramento;
- i partners, i clienti, i fornitori;
- i consulenti, i collaboratori, i liberi professionisti che operano per la Società;
- i tirocinanti, i volontari retribuiti e non retribuiti.
La segnalazione può essere avanzata sia durante la vigenza del rapporto giuridico con la Società sia anteriormente, durante il periodo di prova, ad esempio in sede di selezione o ancora in seguito alla cessazione del rapporto, a condizione che le informazioni siano acquisite durante il rapporto stesso. I Destinatari, che siano venuti a conoscenza di fatti potenzialmente oggetto di segnalazione, sono invitati ad effettuare le segnalazioni, con tempestività, osservando le modalità di seguito descritte, astenendosi dall’intraprendere iniziative autonome di analisi e/o di approfondimento. Ciò, in quanto ulteriori indagini dovranno essere rimesse alle sole funzioni a ciò preposte, per non violare le disposizioni vigenti in materia di protezione dei dati personali. La condotta contraria va infatti ad inficiare la legittima acquisizione delle informazioni strumentali all’istruttoria.
5. SEGNALAZIONE
I Destinatari che rilevino o vengano altrimenti a conoscenza di possibili comportamenti illeciti od irregolarità poste in essere nello svolgimento dell’attività lavorativa, da soggetti che hanno rapporti con la Società, sono tenuti ad attivare la presente procedura, segnalando i fatti, gli eventi e le circostanze che gli stessi ritengano, in buona fede e sulla base di ragionevoli elementi di fatto, aver determinato tali violazioni e/o condotte non etiche.
Le segnalazioni, per beneficiare delle garanzie (di riservatezza) previste dalla normativa, non possono essere anonime ed avere ad oggetto contestazioni legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante. Esorbitano, pertanto, da questo canale le segnalazioni relative a rapporti individuali di lavoro.1
Le segnalazioni devono essere effettuate in buona fede e devono essere circostanziate con informazioni chiare e precise, in modo da risultare facilmente verificabili. Tali contestazioni dovranno essere riportate al superiore gerarchico secondo la normativa di settore.
5.1.OGGETTO
I soggetti legittimati di cui all’art. 4 possono segnalare:
- illeciti amministrativi, contabili, civili o penali accaduti nel contesto aziendale;
- condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. n. 231 del 2001 o violazioni del Modello 231;
- illeciti (sempre accaduti nel contesto aziendale) che rientrano nel campo di applicazione degli atti dell’Unione Europea o nazionali indicati nell’Allegato al decreto ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione Europea indicati nella Direttiva Europea 2019/1937 e che sono relativi ai seguenti settori: appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
- atti o omissioni che ledono gli interessi dell’Unione Europea (art.325 TFUE);
- atti o omissioni riguardanti la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali nel mercato interno, comprese violazioni delle norme dell’U.E. in materia di: a) concorrenza; b) aiuti di Stato; c) imposte sulle società;
- atti o comportamenti che vanificano oggetto e finalità delle disposizioni UE di cui alle lettere c), d) ed e).
6. CANALI DI SEGNALAZIONE
La normativa di riferimento prevede tre distinti canali:
- In via principale: il canale interno;
- In via residuale: il canale esterno (ANAC) e
- In via residuale: la divulgazione pubblica
tramite i quali è possibile avviare la segnalazione solo nel caso in cui ricorrano le condizioni indicate dalla legge, come di seguito specificate.
6.1. CANALE INTERNO
Osservando il dettato normativo la Società ha predisposto propri canali di segnalazione in grado di garantire la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. La gestione dei canali di segnalazione interni è affidata “all’Ufficio Segnalazioni” composto dal sig. Stefano Giorgi e dal sig. Lorenzo Pietravalle entrambi formalmente designati quali “Gestori” e specificatamente formati.
Laddove ricorra una ipotesi di conflitto di interessi ovvero quelle fattispecie in cui il Gestore della segnalazione coincida con il Segnalante, con il Segnalato o sia comunque una persona coinvolta nella segnalazione, quest’ultima potrà essere indirizzata al vertice aziendale solo con le seguenti modalità: – posta raccomandata all’attenzione del legale rappresentante – incontro diretto.
Le segnalazioni possono essere rese, in via ordinaria, “all’Ufficio Segnalazioni”:
- in forma telematica attraverso la piattaforma “Trusty” a cui è possibile accedere tramite il sito web aziendale nella sezione whistleblowing;
- in forma orale ricorrendo alla medesima piattaforma ed allegando al modulo telematico di segnalazione, una registrazione vocale.
È inoltre possibile richiedere un incontro diretto con “l’Ufficio Segnalazioni”, da calendarizzarsi entro un termine ragionevole, in una sede adeguata (esterna all’organizzazione), previa richiesta inoltrata dal segnalante tramite la piattaforma o nella seguente modalità: telefono/posta ordinaria.
GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE INTERNA
In seguito alla segnalazione l’Ufficio Segnalazioni incaricato della ricezione provvederà:
- entro sette giorni dalla segnalazione, a rilasciare al Segnalante un avviso di ricevimento della stessa;
- a mantenere interlocuzioni con il Segnalante, a cui potranno essere eventualmente richieste informazioni integrative;
- a dare diligentemente seguito alla segnalazione;
- a fornire un riscontro al Segnalante, entro tre mesi, dalla data dell’avviso di ricevimento.
In caso di segnalazione orale, tramite incontro, previo consenso del Segnalante, le informazioni raccolte verranno registrate su adeguato supporto informatico o verbalizzate e confermate dal dichiarante mediante sottoscrizione.
6.2. CANALE DI SEGNALAZIONE ESTERNO (ANAC)
È ammissibile, in via residuale, il ricorso al canale di segnalazione (esterno) predisposto e gestito dall’Anac nel caso in cui ricorra una delle seguenti condizioni:
- il Segnalante opera in un contesto lavorativo nel quale non è prevista l’attivazione obbligatoria del canale oppure la sua predisposizione non sia conforme ai requisiti normativi;
- il Segnalante ha già effettuato una segnalazione interna che non è stata processata;
- il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che, qualora effettuasse una segnalazione interna, la stessa rimarrebbe inevasa o potrebbe determinare il rischio di ritorsione;
- il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Sul sito istituzionale dell’ANAC, al seguente link Whistleblowing – www.anticorruzione.it, sono reperibili tutte le informazioni per procedere alla segnalazione esterna.
6.3.DIVULGAZIONE PUBBLICA
Il Segnalante, in via residuale, può ricorrere alla divulgazione pubblica, tramite la stampa o mezzi elettronici o tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un elevato numero di persone, esclusivamente se ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero la persona ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse o, ancora, ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito, in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto.
7. TUTELA DEL SEGNALANTE
Le segnalazioni ricevute saranno trattate in maniera riservata, nei limiti e per quanto consentito dalle specifiche circostanze. La legge prevede specifiche garanzie a tutela della persona che segnala illeciti e sono previste sanzioni nei confronti di chi viola le misure a sua tutela: in particolare, non può derivare alcuna ritorsione o discriminazione, diretta o indiretta, nei confronti di chi abbia effettuato una segnalazione in buona fede.
L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.
Le tutele riconosciute al Segnalante sono inoltre estese:
- ai cosiddetti Facilitatori (coloro che prestano assistenza al lavoratore nel processo di segnalazione); o alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante o che ha sporto denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
- ai colleghi della persona segnalante o della persona che ha sporto denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa o che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
- agli enti di proprietà della persona segnalante o della persona che ha sporto la denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.
8. TUTELA DEL SEGNALATO
La segnalazione non è sufficiente di per sé ad avviare alcun procedimento disciplinare verso il segnalato. Qualora, a seguito di concreti riscontri acquisiti a riguardo della segnalazione, si decidesse di procedere con l’attività istruttoria, il soggetto segnalato potrà essere interpellato e gli verrà garantita la facoltà di fornire ogni eventuale e necessario chiarimento.
9. ARCHIVIAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE E TUTELA DELLA PRIVACY
L’Ufficio Segnalazioni curerà anche l’archiviazione della documentazione a supporto della segnalazione, al fine di garantire la tracciabilità e la riservatezza delle comunicazioni. A tal fine è stato anche predisposto un registro delle segnalazioni. La documentazione inerente alla segnalazione verrà conservata per il tempo strettamente necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza e del principio di limitazione di cui all’art. 5 del Regolamento UE n. 2016/679 (GDPR).
Qualora all’ interno della segnalazione fossero presenti dati personali e particolari (ivi inclusi quelli relativi all’ identità della persona segnalante o del facilitatore), gli stessi verranno trattati nel rispetto delle norme inerenti alla protezione dei dati personali.
I dati personali relativi alla segnalazione sono trattati dalla Società in veste di Titolare del trattamento. Ai possibili interessati viene resa un’informativa sul trattamento dei dati personali, ivi allegata (All. A) attraverso la pubblicazione sul sito web della Società.
Rev.1 del 12.2023
1 Tali contestazioni dovranno essere riportate al superiore gerarchico secondo la normativa di settore.