ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE n. 679/2016 e del D.Lgs 24/2023
La presente informativa resa ai sensi dell’art.13 del Regolamento (UE) n. 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, di seguito GDPR) e del D.Lgs. 24/2023, riguarda il trattamento dei dati personali acquisiti in relazione alle segnalazioni di illeciti e irregolarità secondo la procedura di whistleblowing attivata dalla Società.
1. Acquisizione dei dati
I dati personali oggetto di Trattamento sono raccolti presso il soggetto segnalante, ove fornite direttamente dallo stesso mediante i canali di segnalazione attivati all’interno della Società; presso terzi, ove raccolti presso soggetti terzi durante le attività connesse alla gestione di una segnalazione.
2. Dati oggetto del trattamento
I dati personali che saranno oggetto di trattamento, sono:
- i dati personali comuni del Segnalante nonché di eventuali altre persone coinvolte o menzionate nella segnalazione e dei Facilitatori (di seguito “Interessati”), quali: dati anagrafici (ad es. nome, cognome), dati di contatto (es. numero telefonico, indirizzo postale/e-mail).
- I dati particolari di cui all’art. 9) del GDPR, qualora indicati nella segnalazione.
3. Modalità di trattamento
I dati personali saranno sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico, con modalità idonee a garantire la sicurezza, la protezione, la riservatezza dei dati e a prevenire e limitare il rischio di perdita, deterioramento, sottrazione dei dati e ad assicurarne in tempi ragionevoli il ripristino in caso di “data breach”. La documentazione in formato cartaceo sarà limitata al minimo indispensabile e archiviata e custodita in armadi e locali dotati di serrature di sicurezza. Il trattamento verrà effettuato mediante operazioni di: raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, conservazione, adattamento o modifica, estrazione, consultazione, uso, comunicazione, raffronto o interconnessione, limitazione, cancellazione e distruzione dei dati.
4. Finalità del trattamento
I dati personali saranno trattati per i seguenti scopi:
- per la gestione della segnalazione effettuata ai sensi del d.lgs. n. 24/2023 (whistleblowing);
- per adempiere agli obblighi previsti dalla legge nazionale o dalla normativa comunitaria;
- per gestire l’eventuale contenzioso.
5. Base giuridica del trattamento
Il trattamento dei dati personali si fonda sulle seguenti basi giuridiche:
- per la finalità di cui alla lettera a), sull’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR);
- per la finalità di cui alla lettera b), sull’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR);
- per la finalità di cui alla lettera c), sul legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR.
6. Natura obbligatoria o facoltativa del trattamento
Il conferimento dei dati personali è facoltativo. Il mancato conferimento potrebbe tuttavia pregiudicare l’istruttoria della segnalazione. Le segnalazioni anonime verranno gestite solo se circostanziate e comunque al di fuori delle tutele accordate dalla normativa whistleblowing.
7. Destinatari dei dati personali
Oltre ai dipendenti ed ai collaboratori della Società espressamente autorizzati ed opportunamente istruiti ex art. 29 GDPR, potranno trattare i dati anche i soggetti che svolgono attività in outsourcing per conto della Società nella loro qualità di Responsabili del trattamento. L’elenco completo ed aggiornato dei Responsabili è archiviato presso la nostra sede ed è disponibile e visionabile dietro richiesta.
I dati non saranno oggetto di diffusione, ma potranno essere comunicati, se del caso, e nel rispetto dei presupposti di legge, all’Autorità Giudiziaria Competente ed all’ANAC. Si potrà altresì procedere alla comunicazione dei dati all’Autorità Giudiziaria qualora la Società intenda procedere nei confronti del segnalante per calunnia o diffamazione.
8. Trasferimento dati ad un paese terzo
I dati raccolti e trattati non saranno oggetto di trasferimento al di fuori dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che, ove necessario (per ragioni di natura tecnica/operativa), la nostra Società avrà la facoltà di trasferire i dati in un paese estero in conformità alle disposizioni di legge applicabili ovvero nel rispetto delle garanzie previste dal Reg. Ue n. 679/2016.
9. Periodo di conservazione dei dati
La Società conserva i dati personali nel rispetto dei termini previsti dall’art. 14 del d.lgs. n. 24/2023, cioè per il tempo
necessario al trattamento della segnalazione e comunque per non oltre 5 anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione. I dati personali che manifestamente non sono utili alla gestione della segnalazione, se accidentalmente raccolti, sono cancellati una volta esclusa la loro rilevanza.
10. Diritti dell’interessato
La informiamo che, in qualsiasi momento, ai sensi degli artt. 15-22 del Regolamento UE n. 679/2016 l’interessato ha il diritto di accedere ai propri dati, in particolare di ottenere la conferma dell’esistenza o meno degli stessi e di conoscerne il contenuto, l’origine, l’ubicazione geografica, nonché di chiederne copia. Ha altresì il diritto di verificarne l’esattezza o chiederne l’integrazione, l’aggiornamento, la rettifica, la limitazione del Trattamento, la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, nonché di opporsi in ogni caso al loro trattamento. Inoltre, l’Interessato ha il diritto di chiedere la portabilità dei dati e di proporre reclamo all’Autorità di controllo.
11. Titolare del trattamento
Per far valere i diritti sopra descritti potrà rivolgersi, in qualsiasi momento, al Titolare del trattamento Centroservice s.r.l. mediante comunicazione da trasmettersi, a mezzo e-mail, al seguente indirizzo di posta elettronica privacy@centroservice- la.it o a mezzo raccomandata r.r. al seguente indirizzo: Via Benucci, 7 – 61122 Borgo S. Maria (PU).
Il Titolare del trattamento
CENTROSERVICE S.R.L.